¿Qué es la contabilidad computarizada? | Definición, funcionamiento, ventajas y desventajas
La contabilidad computarizada es el método de la nueva era para recopilar, registrar y mantener la información financiera de una empresa u organización. Este sistema hizo su entrada en el mundo de la contabilidad tras la llegada de las computadoras en la década de 1980.
Con su llegada, la computación y el mantenimiento de la información financiera se convirtió en un juego de niños para las organizaciones y empresas.
No es de extrañar, ahora es el sistema de contabilidad predominante en la mayoría de las empresas y organizaciones.
Hardware: Se refiere a las partes que se pueden sentir o tocar, como monitores, impresoras, unidades de disco y las redes cableadas que las conectan.
Software: Es un conjunto de instrucciones y programas basados en los cuales la computadora responde y opera.
Humanware: Se refiere a un grupo seleccionado de personas que acceden y ejecutan el hardware y el software.
¿Cómo funciona la contabilidad computarizada?
La contabilidad computarizada implica la utilización de un conjunto de programas informáticos o software de contabilidad que rastrea, organiza y administra los datos de las transacciones y permite al usuario acceder a los datos almacenados en la base de datos de contabilidad.
Marco contable: Se compone de un conjunto de códigos, principios y estructura de agrupación para el mantenimiento de cuentas.
Procedimiento de operación: Implica un método de operaciones bien definido alineado con el entorno operativo de una organización para el procesamiento y almacenamiento efectivos de los datos de la transacción.
Como la contabilidad computarizada es una de las aplicaciones orientadas a bases de datos, requiere los siguientes implementos adicionales para mantener los registros financieros de una organización.
Interfaz de front-end: Es un enlace interactivo que permite al usuario comunicarse con la base de datos back-end. Por ejemplo, el sistema de contabilidad puede tratar una transacción relacionada con la compra de productos mediante un recibo de compra que aparece en la pantalla del operador de entrada de datos. Cuando se ingresan los datos requeridos, se almacenan en la base de datos back-end.
Base de datos back-end: Es donde se almacenan los datos ingresados. Permanece invisible para el usuario y responde de acuerdo con los comandos ingresados por él, pero dentro del alcance de acceso del usuario.
Procesamiento de datos: Es una serie de acciones que se toman para convertir un dato ingresado en información útil para la toma de decisiones.
Sistema de reporte: Es un conjunto coordinado de objetos que forman el informe.
Los datos de transacciones mantenidos por un sistema computarizado se utilizan para los siguientes propósitos.
Generación de estados financieros mensuales.
Presentación de declaraciones de impuestos.
Elaboración de estados financieros anuales.
Proporcionar otra información financiera para verificar la rentabilidad, operaciones y eficiencia de la organización en cuestión.
Con la llegada de los sistemas y el almacenamiento en la nube, el almacenamiento y la recuperación de cuentas financieras se han vuelto mucho más sencillos. Atrás quedaron los días en que los datos debían almacenarse en disquetes, CD-ROM y discos duros. Las organizaciones ahora están a solo unos clics de distancia para descargar sus copias de seguridad almacenadas en la nube.
Ventajas de la contabilidad computarizada
Hoy en día, la contabilidad computarizada se ha convertido en el método de contabilidad predominante en las grandes organizaciones y corporaciones multinacionales, y ciertamente no es por ninguna razón.
Rápido: La contabilidad, en general, es un trabajo tedioso. Sin embargo, con la llegada del software de contabilidad, ya no se caracteriza por consumir mucho tiempo.
Preciso y confiable: La probabilidad de error de cálculo es menor en la contabilidad computarizada ya que, a diferencia de la contabilidad manual, la mayor parte de los datos deben ingresarse solo una vez para las acciones posteriores relacionadas con la contabilidad.
Asegurado: En comparación con las copias contables físicas como libros de contabilidad y diarios, la información relacionada con las transacciones permanece más segura en las computadoras con las ventajas de recuperarla en cualquier momento y en cualquier lugar.
Escalable: A diferencia de la contabilidad manual, la contabilidad computarizada puede manejar transacciones a gran escala. Lo único que se requiere son algunos operadores adicionales.
Permite la estandarización: La contabilidad computarizada genera datos precisos, ordenados y uniformes. Evita el caos y la monotonía de los trabajos recurrentes. Todos estos factores contribuyen a una estandarización del proceso contable.
Automatización: La razón principal por la que la contabilidad computarizada se ha vuelto tan popular es que se compone de un formato de contabilidad definido por el usuario que permite la generación automática de documentos financieros con solo unos pocos clics.
Desventajas de la contabilidad computarizada
A pesar de sus diversos beneficios, la contabilidad computarizada no está exenta de limitaciones. Sin embargo, tales limitaciones surgen principalmente del entorno operativo de este tipo de contabilidad.
Alto costo: La contabilidad computarizada requiere hardware y software de contabilidad sofisticados. Además de eso, requiere personal experto en tecnología. Todos estos factores elevan sustancialmente el gasto total de la organización en cuestión.
Oposición del personal: Cuando todo está automatizado, las organizaciones consideran prudente eliminar a los empleados redundantes. Este tipo de mentalidad genera miedo y angustia entre los empleados existentes que tienden a oponerse a tales pasos de automatización.
Fallo de sistema: La probabilidad de un bloqueo del sistema debido a la corrupción del software o fallas de hardware es una de las limitaciones más importantes de la contabilidad computarizada.
Brechas de seguridad: No hay escasez de piratas informáticos en el mundo digital actual. Por lo tanto, una violación de la seguridad y la fuga de información se considera una limitación esencial de la contabilidad computarizada.
Incompetencia para comprobar errores inesperados: Las computadoras pueden anticipar y corregir solo aquellos errores que hayan sido definidos por el formato de contabilidad del usuario. No puede detectar errores aleatorios.
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