¿Qué es la contabilidad manual? | Definición, usos y funcionamiento

Antes del advenimiento de la revolución digital, la mayoría de las actividades relacionadas con los negocios, principalmente la contabilidad financiera, solían realizarse a mano con lápiz, lápiz y papel.

Incluso hoy en día, esta metodología tradicional llamada contabilidad manual prevalece entre las entidades comerciales y las empresas.

Este tipo de sistema de contabilidad implica mantener registros de transacciones en forma de libros y diarios que luego se convierten manualmente en un conjunto de informes financieros.

Es importante señalar que no hay diferencia entre las ideas detrás de la contabilidad computarizada y la contabilidad manual. La única diferencia es el medio utilizado para registrar y contabilizar las transacciones.

¿Quiénes utilizan los sistemas de contabilidad manual?

Cualquier empresa u organización requiere un sistema de contabilidad eficiente para recopilar, almacenar y mantener su información financiera.

En el mundo digital actual, las empresas tienen la opción de utilizar sistemas de contabilidad manuales o computarizados o ambos tipos.

Sin embargo, cuando se trata de empresas pequeñas o nuevas, se favorece más el sistema de contabilidad manual. Es porque:

  1. Las transacciones diarias de las pequeñas y nuevas empresas no son tan amplias.
  2. El sistema de contabilidad manual es mucho más fácil de usar que el complejo software de contabilidad.

¿Cómo funciona la contabilidad manual?

La contabilidad manual implica principalmente el uso de las siguientes herramientas físicas para registrar y mantener los detalles más mínimos de la información financiera de una empresa.

Bloc de notas y libros

En ausencia de hojas de cálculo y programas informáticos como principal modo de llevar registros financieros, los contables utilizan blocs de papel y libros con filas y columnas.

Generalmente, hay cuatro o más de cuatro columnas impresas, cada una de las cuales está separada por dos líneas consecutivas que recorren la hoja.

La primera columna a la izquierda del artículo está asignada para escribir las fechas. Por lo tanto, la cantidad de espacio que queda para esta columna es estrecha.

En contraste con eso, la segunda columna se emplea para anotar descripciones. En consecuencia, el contador proporciona la mayor cantidad de espacio para esta columna.

Los montos de las transacciones y otros detalles relacionados como las ventas y el inventario y similares se anotan en las columnas restantes.

Los blocs de papel a menudo se imprimen en papel blanco o verde claro con un espacio para anotar cada dígito para que no surjan problemas relacionados con la escritura a mano.

Diarios y libros mayores

Se utilizan para anotar los documentos financieros finales y operativos.

Los diarios y libros de contabilidad brindan apoyo al proceso de contabilidad manual al ayudar al contador a mantener registros separados para diferentes tipos de transacciones.

Por ejemplo, se puede asignar un conjunto de diarios para contabilizar las ventas en efectivo. Por el contrario, otro grupo puede registrar la nómina.

Una vez que se calculan las transacciones de estas cuentas separadas, los resultados se combinan en una entrada de diario en el libro mayor de la entidad comercial.

Ventajas de la contabilidad manual

Aunque se trata de un antiguo sistema de contabilidad, su relevancia en el mundo contemporáneo no se ha vuelto del todo superflua.

  1. Más barato: Es mucho más económico que instalar software y sistemas informáticos.
  2. Menos gasto en empleados: Como el sistema de contabilidad manual no requiere personal con conocimientos especializados en computadoras y software, las empresas tienen que gastar menos en contadores.
  3. Menos complicado: No todas las personas se sienten cómodas con las computadoras o el software. En cambio, un lápiz y papel los hacen más eficientes cuando se trata de contabilidad.
  4. No depende de la electricidad: A diferencia de Computerized contabilidad, la contabilidad manual se puede hacer incluso cuando no hay electricidad.
  5. Sin duplicación o corrupción de datos: A diferencia de la contabilidad computarizada, no existe riesgo de duplicación o corrupción de datos.
  6. Detección de posibles errores: El sistema de contabilidad manual implica una contabilidad de doble entrada que consiste en ingresar créditos y débitos en dos cuentas diferentes. Este método proporciona una forma natural de detectar errores, ya que los débitos y créditos ingresados ​​se comparan en un balance de prueba. Durante el balance de prueba, si los débitos no coinciden con los créditos, se detecta un error.

Desventajas de la contabilidad manual

A pesar de sus diversas ventajas, no se puede negar que la contabilidad manual tiene algunas limitaciones importantes.

  1. Mano de obra intensiva: La contabilidad manual es una tarea cuesta arriba y requiere mucha paciencia, tiempo y conocimientos contables adecuados. Por lo tanto, la contratación de contadores financieros es necesaria para este método contable.
  2. Pérdida de tiempo: A diferencia de la contabilidad computarizada, la contabilidad manual es un proceso lento y que requiere mucho tiempo.
  3. Potencial de error humano: No se pueden descartar las posibilidades de un posible error humano en la entrada de datos cuando se trata de la contabilidad manual.
  4. Pérdida de copias impresas: Los desastres no avisan antes de llegar. Los documentos físicos como libros de contabilidad y diarios son propensos al robo, la pérdida, el fuego, el agua y similares. La producción y el almacenamiento de duplicados es realmente un trabajo tedioso.

Referencias

  1. https://papers.ssrn.com/sol3/papers.cfm?abstract_id=3008043
  2. http://search.proquest.com/openview/1609c8ebb95b3a9030a40b81e16c6d4b/1?pq-origsite=gscholar&cbl=48426

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